عندما تقوم الشركات أو الإدارات الحكومية بالتحول إلى النظام الإلكتروني، يتم استخدام نظام إدارة العمليات (BPMS) ونظام إدارة الموارد البشرية (HRMS). هذه التغييرات تقلل من هدر الورق والتواصل والتنقل والتكاليف الأخرى. لنرى كيف!
ما هو نظام إدارة العمليات (BPMS)؟
أولاً، يجب أن نعرف ما هو (BPM)
كل حركة ونشاط، وكذلك إنجاز المهام اليومية، سواء في حياتنا الشخصية أو في مكان العمل، يتم من خلال عملية. كل شيء يجب أن يبدأ وينتهي بعملية. هذا الأمر ينطبق أيضًا على الإدارات الحكومية والشركات. ولكن تخيل: عندما تتزايد الأقسام والموظفين، وكذلك الطلبات من المواطنين والعملاء. عندها تندمج العمليات، وتتعقد وتتشابك. لا نفكر في الأمر، الروتين يزداد، التكاليف تزداد، المهام تصبح معقدة وطلبات المواطنين لا تُلبى. هنا يأتي علم يسمى إدارة العمليات (BPM). هذا العلم يخبرنا كيف ننظم العمليات؟ كيف نجعل العمل أسرع؟ كيف نقلل التكاليف؟ وكذلك كيف نراقب العمليات؟ لأنه يجب أن تكون العمليات أفضل وأسرع باستمرار، ويجب أن نسعى لتقليل الروتين.
إذن ما هو (BPMS)؟
هو نظام إلكتروني لإدارة العمليات، جميع الأمور التي تحدثنا عنها في (BPM) تتحول إلى إلكترونية عبر نظام (BPMS). نسمي هذا العالم بدون ورق. كل شيء يجب أن يكون إلكترونيًا. هذا النظام مناسب لكل منظمة، سواء كانت إدارة حكومية أو قطاع خاص وشركات. نقول دائمًا كيف يمكن للتكنولوجيا أن تكون شريكًا في الإدارة الأفضل، نظام إدارة العمليات هو أفضل حل. لأنه كما ذكرنا، ليس فقط ينظم العمليات إلكترونيًا، ولكنه يقلل الهدر بشكل كبير، حتى أن بعض الهدر يختفي تمامًا.
ما هو الهدر الذي يقلله نظام (BPMS)؟
كما قلنا سابقًا، عندما تتحول الإدارات الحكومية أو الشركات إلى النظام الإلكتروني، يتم تقليل الهدر مثل الورق والتواصل والتنقل. ولكن لنرى بأمثلة كيف يمكن تقليل هذا الهدر؟
هدر الورق والطابعات
عندما يتم استخدام نظام (BPMS) مثل کاراما ، وهو أحد منتجات شركة باتريس، يتم تنفيذ جميع الأعمال والمهام في المنظمة إلكترونيًا. دعونا نأخذ مثالاً: وزارة العمل والشؤون الاجتماعية – حكومة إقليم كردستان، تستخدم نظام (BPMS) كاراما. أحد أجزاء كاراما هو الأرشفة الإلكترونية، في هذه الفترة تم أرشفة 420,007 مستندات إلكترونيًا. هذا يعني أن 420,007 ورقة لم تُستخدم، ولم تُشغل الطابعة، ولم يُستهلك الحبر، ولم تُستخدم الكهرباء للطابعة، ولم يتم شراء صندوق لحفظ المستندات.
هدر البريد والحاجة للمركبات
عندما يتم استخدام نظام (BPMS)، يتم إرسال وتلقي جميع المستندات إلكترونيًا بين الأقسام والإدارات في وزارة حكومية أو فروع شركة/مجموعة شركات. هذا يعني أنه لم يعد هناك حاجة للبريد، واستخدام المركبات يقل بشكل كبير، فلا حاجة لشراء الوقود ومواد السيارات الأخرى أو صيانتها المستمرة. الأمر ليس فقط متعلقًا بالبريد وإرسال المستندات، ولكن عندما يتم استخدام نظام (BPMS)، لا يحتاج الموظفون والمديرون للتنقل والاجتماع شخصيًا بين الإدارات والأقسام المختلفة. بل يمكن رؤية كل شيء من خلال لوحة تحكم المديرين والموظفين. وكذلك، عندما تعمل المركبات أقل، فإن الموضوع ليس فقط تقليل التكاليف، بل تقل أيضًا نسبة انبعاثات ثاني أكسيد الكربون وهذا أمر جيد جدًا للبيئة.
الوقت
الهدر الأكثر خطورة هو هدر الوقت. نظام (BPMS) يقلل الروتين، يجعل العمل تلقائيًا، يسهل المتابعة، ويقلل الأخطاء بشكل كبير. إحدى الميزات القوية لنظام (BPMS) هي سير العمل (Workflow). هذه ميزة فريدة لتقليل الروتين وتحسين العمليات. سير العمل يعني أن المهمة المحددة تبدأ من مكان معين وتنتهي في مكان معين. على سبيل المثال، وزارة العمل والشؤون الاجتماعية – حكومة إقليم كردستان، تستخدم نظام (BPMS) كاراما. في هذه الفترة كان هناك 458,693 سير عمل. وأيضًا، تم تنفيذ 367,527 سير عمل بنجاح.
خاتمة
نظام (BPMS) يقلل الهدر بشكل أكبر بكثير مما ذكرناه ويساعد في تقليل هدر الوقت. تعرف على کاراما ، أحد المنتجات الناجحة لشركة باتريس. عشر شركات كبرى ووزارات حكومية في إقليم كردستان وفي جميع أنحاء العراق تستخدمه وتثق به. اقرأ جميع المعلومات، واطلب استشارة مجانية وجربه بنفسك.
اترك تعليقاً