رقمنة المنظمات، سواء في الشركات أو المكاتب الحكومية، هي حاجة ملحة في عصرنا هذا، وهذه العملية بدأت منذ سنوات عديدة. نحن نعلم أيضًا أن جائحة كورونا سرعت من هذه العملية في جميع أنحاء العالم. بالإضافة إلى السرعة، تغيرت العقلية تجاه هذه العملية لدى أصحاب الأعمال والمديرين. هذا التحول ضروري ويجب تنفيذه بسرعة أو ببطء. ومع ذلك، فإنه يجلب معه خوفًا وقلقًا كبيرًا. أصحاب الأعمال والمديرون، سواء في القطاع الخاص أو المكاتب الحكومية، لهم الحق الكامل في القلق بشأن هذه العملية.
أصحاب الأعمال والمديرون، المكلفون برقمنة منظماتهم، هذا المقال مخصص لكم بالكامل. سنوضح لكم جميع النقاط التي يجب مراعاتها عند اتخاذ خطوات نحو رقمنة منظمتكم. هدفنا في هذا المقال هو ضمان أن هذا التحول ورقمنة منظمتكم لا تخلق لكم خوفًا وقلقًا.
لماذا الرقمنة؟
دعنا نجيب على هذا السؤال ببساطة. بالطبع يمكن أن يكون الجواب معقدًا ويختلف من منظمة إلى أخرى. ومع ذلك، لن نعقد الإجابة وسنتحدث عن النقاط المشتركة بين جميع المنظمات. لهذه الأسباب نريد رقمنة منظمتنا. أولاً، نريد زيادة الكفاءة والإنتاجية، بحيث لا تُهدر التكاليف والوقت. ثانيًا، نريد تحقيق الشفافية وتقليل البيروقراطية. ثالثًا، نريد تقليل استخدام الورق والتلوث الناتج، مثل انبعاثات ثاني أكسيد الكربون، لصالح البيئة. رابعًا، نريد الوصول إلى معلوماتنا بسرعة ومن أي مكان في العالم. خامسًا، نريد تقليل الأخطاء والحصول على تقارير بسهولة عن جميع العمليات. يمكننا كتابة العديد من النقاط المهمة الأخرى المشتركة بين جميع المنظمات. لكن هنا، نريد أن نجيب على السؤال بإيجاز.
كيف يجب رقمنة المنظمة؟
لرقمنة منظمة، سواء كانت شركة أو مكتب حكومي، يجب أن تفهم أن هذا تغيير استراتيجي يتطلب اتخاذ قرار صحيح وخبرة وخطة شاملة. في هذا المقال، سنوضح لماذا هذه الأمور ضرورية. إذا اتخذت القرار الخاطئ، فإن مؤسستك بالكامل تكون في خطر، وأيضًا سيكون من الصعب معالجة المشكلة لاحقًا. لتحديد خطة شاملة للعملية، يجب أن تصنف أقسامك وعمليات العمل حسب نوع المنظمة التي لديك. من أين تبدأ؟
لنصحح سوء فهم شائع. تذكر دائمًا، أن رقمنة منظمة لا تعني أن كل شيء من البداية إلى النهاية على تطبيق أو موقع ويب واحد وتتعامل فقط مع ذلك. بدلاً من ذلك، تعني أن الأقسام تكون مستقلة رقميًا، ثم تجتمع الصورة الكاملة لتشكل منظمة رقمية. دعنا نوضح بالأمثلة لتوضيح المفهوم. عندما نقول يجب تقسيم خطتك إلى عدة مراحل، يجب عليك فصل أقسامك، ثم تقرر أي الأنظمة يحتاجها كل قسم وعملية. على سبيل المثال، رقمنة قسم المحاسبة الخاص بك هو خطوة كبيرة ويجب القيام بها بعناية. بمجرد الانتهاء من هذه الخطوة، يصبح هذا القسم رقميًا. ثم تبدأ بالخطوة التالية وتقوم برقمنة قسم الموارد البشرية. ثم تريد رقمنة جميع عمليات منظمتك وربط الأقسام معًا؛ في هذه النقطة، تقوم بتنفيذ نظام إدارة عمليات الأعمال (BPMS).
عندما يتم رقمنة جميع أقسامك وربطها، تصبح المنظمة رقمية. أول معلومة تحتاجها من هذا القسم هي أن بعض الأقسام يجب أن تكون مستقلة رقميًا ولا يجب دمجها مع أقسام أخرى. على سبيل المثال، يجب أن يحتوي قسم المحاسبة على نظام محاسبة. وبالمثل، يجب أن يحتوي قسم الموارد البشرية على نظام إدارة الموارد البشرية. لا يجوز أبدًا شراء نظام يدعي "هذا نظام كاشير، ولكنه يقوم أيضًا بالمحاسبة" أو "هذا نظام موارد بشرية، ولكنه يقوم أيضًا بالمحاسبة." هذا ينطبق على العديد من الأقسام الأخرى أيضًا. على سبيل المثال، يجب أن يحتوي قسم الموارد البشرية على نظام إدارة الموارد البشرية. الوقت الوحيد الذي يمكن فيه دمج كل هذه الأمور هو مع ما يُعرف بنظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، مما يعني أن جميع الأقسام، على الرغم من اختلافها، تُدار من منصة واحدة. على سبيل المثال، المحاسبة والموارد البشرية كلاهما على نفس المنصة، ولكن كل موظف وقسم يرى البيانات المتعلقة به فقط. قد تستفيد من ERP، ولكن يجب أن تتأكد من أنه فعلاً ERP وليس نظام محاسبة يقوم بشيء آخر أو نظام موارد بشرية يقوم بشيء آخر.
ما الذي يجب أن أبحث عنه وما هي الأسئلة التي يجب أن أطرحها؟
الآن دعونا نوضح، يجب عليك أن تسأل الشركة التي ستقوم بإجراء التغيير لمنظمتك وتحويلها إلى رقمية. في كل مرة تقرر فيها رقمنة منظمتك أو قسم من منظمتك، اطرح هذه الأسئلة وسجل الإجابات.
أسئلة الأمان والسلامة
يجب أن يكون كل نظام رقمي محميًا بطبقات متعددة.
أمن المعلومات
اسأل كيف يتم حماية معلوماتك. الجواب على هذا السؤال هو التشفير. يجب أن يتبع النظام الذي تستخدمه معيارًا معينًا للتشفير. يعني التشفير أن لا يتم تخزين أي بيانات في قاعدة البيانات كالنص العادي. لا يمكن حتى للموظفين أو فريق تقنية المعلومات أو أي شخص آخر قراءة أي شيء. حتى إذا حدث هجوم إلكتروني، لا يمكن للمهاجمين رؤية أي بيانات أو قراءتها.
أمن النظام
اسأل ما تم فعله لحماية النظام. يجب أن يكون النظام قويًا وآمنًا ومشفرًا جيدًا. يجب استخدام معايير الأمان. يجب أن يدعم النظام التحقق الثنائي (2FA). يجب استخدام شهادة SSL واستخدام بروتوكول HTTPS. لا يجب أن يكون هناك أي باب خلفي (Backdoor) في النظام. قد تتساءل كيف يمكنك معرفة كل هذا أو الوثوق به. أفضل طريقة لضمان كل هذه النقاط والعديد من النقاط الأمنية الأخرى هي استخدام نظام يتبع معيارًا معترفًا به. على سبيل المثال، أحد منتجاتنا في شركة باتريس هو نظام إدارة عمليات الأعمال (BPMS) کاراما، الذي قمنا ببنائه وفقًا لمعايير ISO 15408. عندما يُشار إلى أن نظامًا رقميًا يستخدم هذا المعيار، لا داعي للقلق بشأن أي من النقاط المذكورة أعلاه.
مواجهة الكوارث الطبيعية والبشرية
كما ذكرنا سابقًا، بعد رقمنة منظمتك، لن تستخدم الورق بعد الآن. ولكن إذا لم تأخذ الشركة المالكة للنظام الرقمي بعين الاعتبار تدابير الأمان والسلامة ضد الكوارث الطبيعية والبشرية، فإن العالم بدون ورق يصبح خطيرًا. الكوارث الطبيعية والبشرية عديدة، مثل الحرائق، الفيضانات، الأعطال الكهربائية، السرقة، والعديد من الحوادث الأخرى. يجب أن تعرف أين تُخزن جميع معلوماتك وملفاتك. هل هي على جهاز كمبيوتر داخل منظمتك؟ ماذا لو حدثت واحدة من هذه الكوارث التي ذكرناها؟ الإجابة على هذا السؤال هي: إذا كان النظام مُثبتًا على جهاز كمبيوتر داخل منظمتك، يجب أن يكون هناك جهاز كمبيوتر احتياطي باستمرار يأخذ نسخًا احتياطية من بيانات الكمبيوتر الرئيسي، ومن الأفضل أن لا يكون هذين الجهازين في نفس الغرفة. لكن يجب أن تمتلك منظمتك أيضًا خادمًا مُخصصًا من مزود موثوق به مثل (Amazon، Google Cloud، DigitalOcean، Akamai، Microsoft Azure، وأي شركة أخرى). أو أي جهاز نسخ احتياطي خارجي من خارج منظمتك.
قد تقترح الشركة المالكة للنظام الرقمي أن تعتمد بالكامل على السحابة (Cloud)، مما يعني أنه لن يكون هناك أي جهاز كمبيوتر داخل منظمتك. هذا مقبول وليس هناك أي مشكلة فيه. ولكن يجب أن يكون هناك خادم احتياطي من مزود آخر ليأخذ نسخًا احتياطية من النظام بشكل مستمر. على سبيل المثال، إذا كان نظامك على خادم Google Cloud، يجب أن يكون هناك خادم احتياطي آخر، مثل DigitalOcean. قد تخبرك الشركة المالكة للنظام بأن هذا تكلفة إضافية وليست ضرورية، أو يخبرونك بأنهم يأخذون نسخًا احتياطية من النظام إلى خادم احتياطي لدى نفس الشركة. مرة أخرى، هذا ليس آمنًا تمامًا. لأن هناك حالات حدثت حيث تعرضت شركات الحوسبة السحابية الكبيرة لحوادث حريق وفقدت الكثير من البيانات. وهناك حالات تعرضت فيها الشركات لهجمات إلكترونية، أو تعرضت لأعطال تقنية وفقدت بياناتها.
أسئلة الدعم
أهم شيء في رقمنة منظمتك هو الدعم. إذا تم تنفيذ أكبر نظام رقمي، ولم يعرف موظفوك وفريقك كيفية استخدامه، فكأنه غير موجود. أو إذا واجهت مشكلة تقنية ولم يكن هناك أحد لمساعدتك، فهذه مشكلة كبيرة. اسأل الشركة المالكة للنظام عن مدى أهمية نجاح العملية بالنسبة لهم. إلى أي مدى يرغبون في رضاك عن النتائج؟ على سبيل المثال، نحن في شركة باتريس، لأي من الأنظمة التي نقوم بتثبيتها، نقدم دعمًا تقنيًا غير محدود لمدة ستة أشهر لعملائنا، بالإضافة إلى تدريب شامل لموظفي المنظمة حتى نتأكد من أن كل شيء واضح ولا توجد أسئلة متبقية. نحن نراقب النظام باستمرار ونتأكد من نجاح العملية. كما نضمن استرداد كامل لجميع التكاليف لمدة تصل إلى ثلاثة أشهر إذا لم يكن النظام وفقًا لتوقعات العميل.
أسئلة كيفية إنشاء النظام وتشغيله
أفضل نظام لرقمنة منظمتك هو الذي يُبنى على أسس بلدك وثقافتك وأسلوبك الخاص. ليس المقصود هنا أن النظام الشهير عالميًا غير ناجح. ولكن نظام (BPMS) أو نظام إدارة الموارد البشرية الذي تم إنشاؤه بواسطة شركة أمريكية للسوق الأمريكية لن يكون مناسبًا لمنظمتك كما هو الحال مع نظام تم إنشاؤه بواسطة شركة من بلدك. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يدعم لغتك بنسبة 100٪. إنه مصمم لحل مشكلات بلدك وتحدياته، ويتناسب مع أسلوب العمل والبيئة الخاصة بك.
أسئلة المرونة والتعديل
آخر شيء يجب أن تسأل عنه هو مرونة النظام وقدرته على التعديل. هل هذا النظام مرن لدرجة أنه يمكن تلبية أي طلب؟ هل يمكن تنفيذ أي شيء تريده؟ إذا كان النظام لا يمكن تعديله وليس مرنًا، أو إذا لم يكن لديك السلطة على النظام، أو يجب عليك الرجوع إلى الشركة المالكة لأي تعديل، فهذا النظام غير ناجح. قد تحتاج إلى إجراء تغييرات مستمرة على عملك، وتغيير طريقة تنفيذ المهام. لا يمكن أن يكون لديك نظام لا يسمح لك بذلك أو لا يمنحك السلطة الكاملة.
خاتمة
نأمل أن يكون هذا المقال مفيدًا لكم. بالطبع هناك العديد من الأسئلة التي يجب طرحها والنقاط التي يجب مراعاتها، لكننا حاولنا أن نغطي أهمها. إذا كان لديكم أي أسئلة أخرى، يرجى ترك تعليق في الأسفل وسنكون سعداء بالإجابة عليها. كما يجب أن نذكر أنه في أي وقت تقررون فيه رقمنة منظمتكم، فإن مستشارينا جاهزون لمساعدتكم بكل سرور وبدون أي تردد. فقط تواصلوا معنا أو اضغطوا على طلب العرض التجريبي.
اترك تعليقاً