کاراما هو نظام إلكتروني لإدارة العمليات

كاراما، هو أحد منتجات شركة باتريس، وهو نظام إلكتروني لإدارة عمليات العمل. يتيح لك كاراما تحويل جميع عمليات شركتك أو مؤسستك الحكومية إلى عمليات إلكترونية. كل نشاط إداري يمكن تنفيذه داخل نظام كاراما.

يعمل كاراما على أساس الويب، مما يعني أنك تستطيع الوصول إليه من خلال متصفح الإنترنت الخاص بك. يتم تثبيت كاراما على خادم (سيرفر) داخل شركتك أو مؤسستك الحكومية. كما يمكن أيضًا تثبيته على خادم سحابي (Cloud Server).

يمكن لـ كاراما أن يقوم بعمل نسخ احتياطية (Backup) بشكل مستمر، سواء كان ذلك كل ساعة، كل يوم، كل أسبوع، أو كل شهر، ويتم تخزين هذه النسخ على جهاز كمبيوتر آخر. إذا تعرض السيرفر الرئيسي لمشكلة، فإن جميع البيانات والمستندات تكون محمية على جهاز النسخ الاحتياطي الثانوي.

يمكننا إرسال النسخ الاحتياطية إلى خادم خارجي، على سبيل المثال: نقوم بنسخ جميع البيانات والمستندات بانتظام إلى خادم سحابي مثل (Amazon, Google Cloud, Digital Ocean, Akamai, Microsoft Azure أو أي شركة أخرى). أو استخدام أي جهاز نسخ احتياطي خارجي خارج موقع المؤسسة. بهذه الطريقة، لن تضيع بياناتك ومستنداتك أبدًا.

يقوم كاراما بتطبيق تشفير AES256. هذه الطريقة هي الأقوى في التشفير المستخدمة في أي منتج. طول مفتاح التشفير هو 256 بت. حماية هذه الطريقة في التشفير على مستوى، حتى أن أقوى الحواسيب الفائقة تحتاج إلى سنوات عديدة لكسر مفتاح التشفير.

التشفير يعني أن البيانات لا يمكن قراءتها كما هي في قاعدة البيانات. حتى الموظفون ومديرو تقنية المعلومات والأطراف الخارجية لا يمكنهم قراءة أي شيء. حتى في حال حدوث هجوم إلكتروني، لا يمكن للمهاجمين رؤية أو قراءة أي بيانات.

إحدى ميزات كاراما هي دعم التحقق بخطوتين (2FA). بعد تفعيل المستخدمين، يحتاجون إلى كتابة رمز (2FA) بالإضافة إلى كلمة المرور للوصول. هذا يعني أن كسر بيانات المستخدمين صعب جدًا. بالإضافة إلى ذلك، يتم تثبيت شهادة SSL وتفعيل HTTPS. هذا يعني أن تحميل وإدخال البيانات محمي تمامًا. بالإضافة إلى ذلك، كل مستخدم لديه توقيع إلكتروني خاص به. لا يمكن لأي شخص التصرف باسم شخص آخر.

بعد تثبيت كاراما، سنكون معك لضمان نجاح مشروعك، نقدم دعمًا تقنيًا غير محدود لمدة 6 أشهر. كما نقوم بتدريب كامل لجميع الموظفين ونراقبهم حتى ينجح المشروع.

نعم بالتأكيد، انقر على زر طلب العرض أدناه وقم بتسجيل طلبك لتجربة كاراما ومشاهدته عن قرب.

استمر في قراءة المعلومات على هذه الصفحة. أدناه سنشرح ما يمكن لـ كاراما فعله. أو تواصل معنا، ليقدم لك مستشارونا المزيد من التفاصيل.

إحدى المشاكل التي تواجهها المؤسسات هي نسيان الأعمال. في غياب أداة إدارة مناسبة، بعد فترة معينة تُنسى العديد من المهام في الأعمال اليومية للمؤسسة. من جهة أخرى، ينتظر الموظفون أن يقوم زملاؤهم بتنفيذ المهام المطلوبة. في النهاية، تتأخر الأعمال دائمًا.
في هذه الحالات، تحتاج إلى أداة تُحدد المهام بسهولة، وتُوجهها للأشخاص المختلفين في المؤسسة في أي وقت وأي مكان، ويمكنك متابعة تقدم كل مهمة بشكل منفصل.

إذا كان عليك باستمرار زيارة الأقسام المختلفة في مؤسستك لمتابعة المهام والمشاريع، فإن هذا يشكل مشكلة. يمكنك حل هذه المشكلة بسهولة باستخدام نظام (BPMS). لأن النظام يتيح لك المتابعة بدون الحاجة إلى زيارة الأقسام ومراقبة كيفية تنفيذ المهام عن قرب. على سبيل المثال، يمكنك أن تكون خارج المؤسسة مشغولاً باجتماع، وفي نفس الوقت تتلقى إشعارات حول مهمة تحتاج إلى متابعتك، وتعرف حالة وتقدم المهمة. يمكنك حتى توجيه المهمة لأشخاص مختلفين أو طلب تنفيذها والمتابعة بشكلٍ إلكتروني.

إحدى المشاكل التي تواجهها العديد من المؤسسات هي عدم وجود وسيلة سهلة وسريعة للوصول إلى المعلومات. عادةً ما تكون المعلومات مخزنة على حواسيب الموظفين أو على الورق. قد يكون هناك وسائل أخرى مثل الأقراص الصلبة الخارجية، الفلاش ميموري، وجوجل درايف. هذا خطأ كبير لتخزين المعلومات الضرورية والمهمة لمؤسستك. أحيانًا يستغرق العثور على المعلومات أو الملف المطلوب ساعات، لأنك لا تعرف أين وكيف تم تخزينها وأي موظف يمتلكها. نظام (BPMS) الخاص بكاراما يحل هذه المشكلة بسهولة. في النظام يتم تخزين المعلومات والملفات، ومحتويات الاجتماعات والملفات الأخرى بشكل منظم. العثور عليها سهل للغاية، فقط بضع نقرات، وحتى وفقاً للصلاحيات ونوع العمل تكون المعلومات متاحة.

ربما تكون خارج المؤسسة على سبيل المثال خارج المدينة/البلد. سواءً كانت مهمة أو إجازة، تحتاج إلى معلومات حول عقد محدد أو تحتاج إلى ملف من أحد موظفي المؤسسة. لكن بسبب عدم وجود نظام مثل (BPMS)، تكون المعلومات مخزنة على حواسيب أو أقراص صلبة، أو على الورق. لذلك لا يمكنك الوصول إلى أي معلومات، وحتى بعد ساعات العمل لا تستطيع طلبها من الموظفين.
لكن نظام (BPMS) يتيح لك الوصول إلى جميع المعلومات في أي مكان في العالم 24x7x365.

يوم عادي أو عطلة، أنت متواجد في مؤسستك وتريد إنجاز بعض الأعمال. في ذلك الوقت تحتاج إلى معلومات حول مشروع ما أو نسخة من عقد، لكن الموظف الذي يمتلك المعلومات حول المشروع أو العقد في إجازة أو في عطلة رسمية. في هذا الوقت لا يمكنك الوصول إلى المعلومات، لأي سبب كان لا تستطيع الاتصال بالموظف أو طلب منه أن يكون متاحاً، لأنه قد يكون في رحلة أو في إجازة مرضية.
لكن نظام (BPMS) يحل هذه المشكلة بالكامل. لأن المديرون يمكنهم البحث في جميع المؤسسة، حتى يمكنهم رؤية الملاحظات والملفات التي ليست في روتينهم الخاص. لذلك يمكنهم الوصول بسهولة إلى أي معلومات يحتاجونها، بدون مساعدة من أي شخص آخر.

غالبًا، عندما يقوم المديرون بتكليف المهام، يطلبون إنجازها في وقت محدد. لكن في كثير من الأحيان يحدث أن الموظفون يواجهون مشكلة غير متوقعة، لذلك لا يستطيعون إنجاز المهام في وقتها. عندما تحدث هذه التأخيرات، ربما لا يستطيع الموظفون دائمًا إبلاغ المديرين والمشرفين بطلب المساعدة. لذلك، تُنجز المهام بشكل أقل كفاءة على الموظفين، ويتم توبيخهم على التأخير.
لكن نظام (BPMS) يحل هذه المشكلة تمامًا. يتم تسجيل المشاكل وأسباب التأخير ويتم توفير تقارير عنها، جميع المهام والعمليات تصبح واضحة وشفافة. لا يكون هناك سبب غير معروف للتأخير والموظفون لا يواجهون الإحباط.

بشكل عام، في بلدنا المديرون يتابعون العديد من المهام العادية والطارئة عبر الهاتف، كما يتابعون المهام الطارئة والهامة. بينما في الدول المتقدمة، يتم ذلك عبر البريد الإلكتروني ونظام إدارة العمل. يُستخدم الهاتف فقط في الحالات الطارئة للغاية.
سبب ذلك هو أنه في أوقات مختلفة وتحت ضغوط مختلفة، قد لا يستطيع الناس التفاعل بشكل منظم وجيد عبر الهاتف مع الآخرين. إذا لم يتم إنجاز العمل في وقته، قد ينشأ توتر بين المديرين والموظفين.
لذلك، فإن استخدام نظام (BPMS) يوفر بيئة أفضل للمديرين والموظفين في المؤسسة. يستخدمون وسائل مناسبة للتفاعل والرد ويمنع العديد من التوترات. في النهاية، يتم التفاعل بين المديرين والموظفين بشكل أفضل.

إحدى الأدوات الهامة التي تحتاجها المؤسسات هي وجود أداة لتقييم أداء الموظفين والمديرين، وكذلك تحديد معايير تقييم الأداء.
إحدى الميزات والفوائد الرئيسية لاستخدام نظام (BPMS) هي: إعداد التقارير، تحديد مؤشرات الأداء، تقييم سرعة الاستجابة وحجم العمل، وغيرها. من خلال هذا النظام، يمكنك إعداد تقارير فردية لكل مؤسسة تحتاجها، ويمكن استخدامها لتحديد معايير تقييم الأداء.

بعض المؤسسات هي مؤسسات قابضة، تضم عدة شركات تحت مظلة واحدة، أو وزارة تضم العديد من الإدارات. الفروع أو الإدارات تقع في مواقع جغرافية مختلفة. أو حتى بعض المؤسسات لديها العديد من المكاتب أو الفروع في مناطق مختلفة من المدينة أو المحافظة أو البلد، أو حتى في العالم. بالتأكيد، مع انتشارها، إدارتها تصبح أكثر تعقيدًا من إدارة مجموعة مركزية.

في هذه الحالة، تحتاج إلى أداة يمكنها بسهولة ربط هذه المجموعة معًا، وتوفير بيانات ومعلومات مركزية ومنسقة، بحيث يمكنك بسهولة متابعة مختلف المهام في مؤسساتك. إدارة ومراقبة الأعمال إلكترونيًا، وفي نفس الوقت إعداد تقارير موحدة التي تنبهك إلى تقدم وأداء مؤسستك.

نظام (BPMS) الخاص بكاراما يمتلك قدرة كبيرة في هذا المجال، يمكنك بسهولة إدارته ومراقبة مؤسساتك بشكل مركزي ومنسق.

يومياً تحدث عمليات مختلفة في المؤسسات، معظمها يتوقف في مرحلة معينة. بعض أقسام العملية تكون مشكلات، عندما تصل العملية إلى تلك النقطة، يستغرق وقتاً طويلاً حتى تصل العملية إلى المرحلة التالية. في كثير من الأحيان، ترجع هذه التأخيرات إلى عدم التواجد الجسدي للشخص المسؤول أو لديه سلطة مماثلة في المؤسسة.

على سبيل المثال، قد تتطلب عملية الإجازة موافقة مدير الموارد البشرية (HR)، ولكن هذا الشخص قد يكون في اجتماع أو خارج المؤسسة. أو للتحقق من عملية تقييم الأداء، يجب مراجعة المدير المشرف على كل شخص. أو تلك الحالات التي تكون شائعة في المؤسسات.

في هذه الظروف، تحتاج بشكل كبير إلى أداة، لأتمتة العمليات وتبسيط العمليات في المؤسسة إلكترونيًا، والتي يمكن من خلالها في أي وقت ومن أي مكان متابعة، الموافقة أو رفض العملية. نظام (BPMS) الخاص بكاراما يمكن أن يساعدك كثيراً في هذا المجال. بحيث يمكنك بسهولة تصميم، تنفيذ وإدارة العملية المؤسسية العادية أو الخاصة في النظام.

نظام (BPMS)، بالإضافة إلى جمع وتخزين المعلومات، هو أداة معروفة للمساعدة في الإدارة والتشغيل المؤسسي. من بين استخدامات هذا النظام، حفظ الوقت وتقليل التكاليف وزيادة كفاءة المؤسسة. كما يوفر رؤية واضحة للمديرين، المتخصصين، الإداريين والمستخدمين، الزوار والمواطنين، وأخيراً البيئات.

بناءً على نوع عملك واحتياجات مؤسستك، يمكنك استخدام وحدات مختلفة من نظام (BPMS) الخاص بكاراما.

لا يتم فرض أي رسوم للاستشارات أو عرض قدرات نظام (BPMS) الخاص بكاراما. اتصل بنا للاستفادة من الخصم الخاص والعرض التوضيحي للنظام ، قدم طلبك في أقل من 5 ثواني!

بأتمتة الأعمال، يمكنك وضع الأفراد والأنشطة في مكانهم. يجب أن تكون على علم أنه في بعض الأحيان، بسبب كثرة الأعمال أو عدم التواصل الصحيح بين الموظفين والأقسام المختلفة، تضيع الأمور!

نعم، بالفعل تضيع…

غير واضح متى وأين ينتهي العمل؟ من المسؤول عن التأخير وعدم الإنجاز؟ لا أحد يعرف كيف يمكن إصلاح هذا الروتين؟

أتمتة العمليات بإزالة البيروقراطية، وتسجيل كافة الوثائق والإرساليات، يتيح إمكانية تتبع سرعة وأرشفة الوثائق، ويتيح مراقبة دقيقة لعملية العمل وغيرها. يظهر هذا من قام بأي عمل تجاه أي مهمة ويتم تحديد المشاكل والصعوبات.

بهذه الطريقة، مع لوحة التحكم ومكتبك في النظام، لا تكون الأعمال والمهام موجودة فقط في ذهن الموظفين. في النهاية، هذه الأدوات تساعد على توضيح مهام الموظفين وتنظيم عمليات المؤسسة وزيادة الإنتاجية.

في بعض الأحيان، بسبب عدم وجود نظام اتصال منسق ومتكامل بين الأقسام والمؤسسات، يمكن أن تتعطل أعمالك ومشاريعك. في النهاية، ستسمع دائمًا: "هذا ليس عملي! لم يكن خطأي! إنه كما هو!" دائمًا هناك قائمة من الأعذار لعدم اتخاذ الخطوات اللازمة لإنجاز الأعمال.

من خلال أتمتة وإلكترونية أعمال مؤسستك، تحدد من يجب أن يقوم بالعمل، وبأي ترتيب، ومن هو المسؤول عن ذلك.

هذا يحدث أكثر في المؤسسات الكبيرة. طاولة فارغة يتم دفع الرواتب لها شهريًا! وبالتأكيد، يكون الوضع أسوأ من ذلك، حيث لا يتم إنجاز العديد من الأشياء.

الأشخاص الذين تعتمد أعمالك عليهم، غالبًا ما يكونون خارج المؤسسة أو لديهم أعذار مختلفة لتأجيل العمل. لا تجعل الأشخاص يشكلون تهديدًا لعملك. يمكنك حتى توفير العمل عن بُعد، على منصة إلكترونية آمنة لموظفيك، لمتابعة أعمالهم خارج المؤسسة (دون الحاجة لتواجد الموظفين داخل المؤسسة).

لا ينبغي أن تسمح لكل أعمالك ومعلوماتك وعملياتك أن تكون تحت سيطرة شخص واحد. لدينا العديد من الأمثلة على ذلك، مثل العمل على البريد الإلكتروني (Email) الخاص بهم أو أجهزتهم الكمبيوترية، حيث يتمكن الأشخاص من الاحتفاظ بجزء من المعلومات المهمة لعملك، ويتركون جميع المعلومات في بريدهم الإلكتروني أو يمسحونها بعد مغادرتهم. هل حدث لك هذا؟ أو معظم الاتصالات وأرقام الهواتف وعمليات المتابعة في المؤسسة تكون فقط في وقت عمل الموظف.
يحدث هذا في معظم الحالات، لأن الشخص ليس لديه خيار آخر. من الأفضل أن توفر طريقة مناسبة لموظفيك، لكي لا تضيع معلومات مؤسستك وأعمالك وتظل محمية.

كل وظيفة تحتاج إلى خبرات خاصة بها، كل عمل وعمليات التنفيذ هي تجربة. مرر تلك التجربة إلى الأشخاص اللاحقين. نظام (BPMS) يمكنه دمج المعلومات، البيانات، الوثائق وسجلات مؤسستك. هذا النظام يسمح لك بالعمل كفريق على مستندات مختلفة مثل Word، Excel، PowerPoint، وغيرها. نظام إدارة الوثائق في مؤسستك، إدارة البريد الإلكتروني، الوسائط المؤسسية، موسوعة المؤسسية، نقل الملفات وغيرها. الحل المقدم من نظام كرامة لشركة بترس.

من خلال أتمتة الأعمال، يمكنك تخصيص وقت تنفيذ الأعمال لموظفيك. تذكر أن مسؤوليتك هي إدارة أوقات موظفيك. بكل سهولة تحدد "وقت الاستجابة" للمهام والمستندات. مع نظام "المراقبة والتنبيه" في وقت محدد، يتذكر الشخص المعني مهامه.

بهذه الطريقة يمكنك متابعة أعمالك دون أي خجل، تلقي الكرة في ملعبك الصحيح، بحيث يتم إنجاز الأعمال في وقتها وبشكل صحيح. هذا ما يسمى بالإدارة الذكية، حيث يلعب النظام دورًا كبيرًا في تنفيذ الأعمال بشكل جيد.

الآن برأيك، هل تستحق أتمتة الأعمال الاستخدام؟