تسجيل الشركة - ابدأ رقمياً

رقمنة الشركات والمؤسسات الحكومية هو موضوع حيوي في هذا العصر، خاصة مع انتشار فيروس كورونا. جميع المديرين وأصحاب الأعمال يتخذون خطوات لتنفيذ هذه العملية. فوائد الإدارة الإلكترونية عديدة؛ على سبيل المثال، يمكنك قراءة هذه المقالة لتعرف كيف أن الشركة والمؤسسة الإلكترونية يمكن أن تقلل من التكاليف بشكل كبير مقارنةً بغير الإلكترونية. في هذه المقالة، نقدم إرشادات علمية لأصحاب الأعمال والمديرين الذين بدأوا للتو في تنظيم عملياتهم. سنوضح لكم بالكامل كيفية وأين تبدأ في رقمنة شركتك ومكتبك.

الأعمال الصغيرة والشركات الجديدة

هذه المقالة مفيدة لجميع أصحاب الأعمال والمديرين. ومع ذلك، بالنسبة للأعمال الصغيرة والشركات الجديدة التي بدأت للتو، فمن الأسهل بكثير أن تبدأ عملياتها بشكل إلكتروني. وذلك لأنهم لم ينشئوا بعد أي سجلات أو يستخدموا الورق. موظفوهم لم يستخدموا بعد أي نظام وهم مستعدون للتدريب والتعلم على نظام جديد لأول مرة.

من أين نبدأ؟

في هذه المقالة، سنرشدكم خطوة بخطوة حول كيفية رقمنة شركتكم ومكتبكم. سنشرح كيف يمكن لجميع أقسام الشركة أن تصبح إلكترونية، ثم يمكننا أن نسميها شركة إلكترونية بالكامل. لذا، دعونا نبدأ.

رؤية واتصال الشركة

يجب أن تكون كل شركة ومكتب ومؤسسة قابلة للرؤية والاتصال بسهولة وسرعة عبر الإنترنت. لذلك، واحدة من الخطوات التي يجب على المديرين وأصحاب الأعمال التفكير فيها هي كيفية القيام بذلك بكفاءة وفعالية.

الموقع الإلكتروني – رؤية وإمكانية الوصول للعمل

يجب أن تكون أعمالك قابلة للعثور عليها بسهولة عبر الإنترنت. لتحقيق هذا، يجب أن يكون لشركتك موقع إلكتروني. لكل موقع إلكتروني عنوان خاص به، تمامًا كما أن لمكتبك عنوانًا. سيزور الناس موقعك الإلكتروني باستخدام هذا العنوان. على سبيل المثال، هذا الموقع الذي تقرأ فيه هذه المقالة هو موقع شركة باتريس. عملاؤنا وزوارنا يمكنهم العثور علينا بسهولة من خلال هذا العنوان (patrisco.com). يُطلق على هذا العنوان اسم اسم النطاق (Domain name). بالإضافة إلى نشر المعلومات والمقالات العلمية باستمرار في مجالات إدارة الأعمال والموارد البشرية، فقد شرحنا أيضًا شركتنا بشكل كامل على موقعنا الإلكتروني. أي شخص يريد معرفة المزيد عن شركتنا يمكنه الوصول إليه بسهولة هنا. كما أننا قمنا بشرح جميع منتجاتنا بالتفصيل على موقعنا الإلكتروني. يمكن لزوارنا الاتصال بنا من خلال الموقع. لاحظ أن هذه المهمة هي مسؤولية الموقع، ولا يمكن للشبكات الاجتماعية أبدًا القيام بهذه المهمة. بل تُستخدم لإنشاء الاتصالات والمحتوى القصير السريع. يمكن إنشاء الموقع الإلكتروني بعدة طرق. يمكنك استخدام منصات مثل (WordPress.com) التي تتطلب مهارات أساسية، وفي وقت قصير يمكنك أن تمتلك موقعك الخاص. أو يمكنك البدء من الصفر عبر (WordPress.org) إما بنفسك، فريقك، أو شركة خارجية متخصصة في هذا المجال.

البريد الإلكتروني – اتصالات العمل

البريد الإلكتروني هو أهم طريقة للتواصل في العمل، سواء بين الموظفين أو مع الكيانات الخارجية. يجب أن يكون لكل مدير وموظف بريد إلكتروني. ومع ذلك، فإن أحد الأخطاء الشائعة التي يرتكبها العديد من أصحاب الأعمال والمديرين هو استخدام حسابات البريد الإلكتروني الشخصية مثل gmail.com و outlook.com للأعمال. هذه الحسابات غير مناسبة للأعمال ويجب أن يستخدمها كل شخص فقط للحياة الشخصية. يجب على كل شركة ومؤسسة استخدام بريد إلكتروني للأعمال. تم تصميم البريد الإلكتروني للأعمال لهذا الغرض؛ فهو يتيح لك فصل العمل عن الحياة الشخصية، ويمنح عملك مظهرًا احترافيًا. يجب أن يتطابق عنوان البريد الإلكتروني للأعمال مع عنوان النطاق الخاص بموقعك، وليس gmail.com أو outlook.com. هناك العديد من مزودي البريد الإلكتروني للأعمال الأقوياء المتاحين، مثل (Zoho Mail) أو (Google Workspace).

إدارة المهام وعمليات الشركة

يجب على كل شركة إدارة مهامها وعملياتها بشكل إلكتروني. هذا يقلل أكثر بكثير من مجرد التكاليف؛ يقلل الوقت، الأخطاء، والروتين. يتم تنفيذ هذا العمل من خلال نظام يعرف باسم BPMS (نظام إدارة عمليات الأعمال). لشرح ببساطة ما يفعله هذا النظام، نقول إنه يعالج كل شيء من المهام الصغيرة إلى الكبيرة داخل عمليات عملك بشكل إلكتروني. جميع موظفي الشركة يقومون بتثبيت هذا النظام على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم؛ لكل شخص حسابه الخاص ويؤدي مهامه من خلاله. ولكن أهمية BPMS ليست فقط في استبدال الورق بأجهزة الكمبيوتر؛ بل هي في تسريع تنفيذ المهام، تقليل الأخطاء، خفض التكاليف، واستخراج مئات الأنواع من التقارير حول كيفية تنفيذ الأعمال. في هذا المجال، نظام كاراما هو الرائد، وهو واحد من منتجات شركة باتريس، موثوق من قبل العديد من الشركات والمكاتب الحكومية عبر إقليم كردستان والعراق. كما ذكرنا، فوائد BPMS هي أكثر بكثير؛ لذا يمكن أن تكون قارئًا لهذا المقال .

المحاسبة والمالية

كما نعلم، المحاسبة هي واحدة من أهم أقسام أي شركة ومؤسسة. حتى إنشاء أي شركة يتطلب محاسبة ذات خبرة. لذلك، يجب استخدام أفضل نظام مالي ومحاسبي في المنظمات، حيث يتم اتخاذ جميع القرارات المالية بناءً على أداء وتقارير هذا النظام. يجب أن تكون دائمًا على دراية بأن نظام المحاسبة ليس فقط لجمع وعرض الأرقام أو معرفة كم عملت في نهاية اليوم. يجب أن يعتمد نظام المحاسبة الناجح على مبادئ وأسس علم المحاسبة. يجب أن تكون محاسبة الشركة ليست فقط نتيجة لقسم المحاسبة، بل يجب أيضًا تقديم التدريب على هذا النظام حتى يمكن استخدام جميع ميزاته. في نهاية كل ربع وسنة، يمكن للمديرين وأصحاب الأعمال، بناءً على النتائج التفصيلية لهذا النظام ونصائح قسم المحاسبة، اتخاذ قرارات دقيقة وخالية من الأخطاء. هناك العديد من أنظمة المحاسبة القوية المتاحة، مثلZoho Books) أو (quickbooks).

الموارد البشرية

يجب أن يؤدي قسم الموارد البشرية، أو إدارة الموارد البشرية، مهامه بشكل إلكتروني وينظم شؤون الموظفين واتصالات الشركة من خلال نظام. لا يقوم نظام الموارد البشرية فقط بجمع جميع المعلومات والاحتياجات لجميع الموظفين والمديرين، بل ينظم ساعات العمل والإجازات والشفتات. في وقت قصير، يُعد قوائم الرواتب ومئات الأنواع من التقارير لك، مما يسمح لك بفهم كفاءة موظفيك ومواردك البشرية بالتفصيل. يجب أن تكون دائمًا على علم بأن نظام إدارة الموارد البشرية يجب أن يستند إلى المبادئ العلمية لذلك المجال، ويجب أن يستفيد من الخبرة الداخلية ومتطلبات أصحاب الأعمال. شركة باتريس لديها نظامان قويان لإدارة دوام الموظفين وقسم الموارد البشرية: لیوبارد و باي تايم.

خاتمة

بالتأكيد هناك العديد من الأنظمة الأخرى، والتكنولوجيا، ومجالات الأعمال التي تم رقمنتها. في هذه المقالة، يسعدنا مناقشة عدة أنظمة أساسية لإدارة الشركات والمؤسسات. نأمل أن تكون هذه المقالة مفيدة لكم. إذا كنت تملك عملك الخاص، يمكنك توجيه أسئلتك أدناه وسنكون سعداء بالإجابة عليها، أو إذا كنت تعرف شخصًا يستفيد من هذه المقالة، شاركها معه.