بە ئەلیکترۆنیکردنی دامەزراوەکەت – پێش خوێندنەوەی ئەم بابەتە ئەنجامی مەدە

بە ئەلیکترۆنیکردنی دامەزراوەکان، لە کۆمپانیا و فەرمانگەکانی حکومەت، پێداویستییەکی گرنگیی ئەم سەردەمەیە و چەندین ساڵە پرۆسەکە دەستی پێکردووە، هەروەک دەزانین پەتای کۆرۆناش پرۆسەکەی لە تەواوی جیهاندا خێراترکرد. جگە لە خێراکردنیش، بیروڕای خاوەن کار و بەڕێوەبەران بەرانبەر پرۆسەکە گۆڕا. لەگەڵ ئەوەی ئەو گۆڕانکارییە پێداویستییە و درەنگ یان زوو دەبێت ئەنجام بدرێت. بەڵام ترس و دڵەڕاوکێیەکی گەورە لەگەڵ خۆیدا دەهێنێت. خاوەن کار و بەڕێوەبەران، چ لە کەرتی تایبەت، چ لە فەرمانگە و وەزارەتەکانی حکومەت، تەواو مافی خۆیانە لە پرۆسەکە بترسن.

خاوەن کار و بەڕێوەبەران، کە ئەرکی ئەلیکترۆنیکردنی دامەزراوەکەتان لەسەرشانە. ئەم بابەتە بەتەواویی بۆ ئێوەیە. سەرجەم ئەو خاڵانەتان بۆ ڕوون دەکەینەوە، کە دەبێت لەبەرچاوی بگرن کاتێک هەنگاوتان بەرەو ئەلیکترۆنیکردنی دامەزراوەکەتان نا. ئامانجمان لە بابەتەکە ئەوەیە، چیتر گۆڕانکاریی و ئەلیکترۆنیکردنی دامەزراوەکەتان، ترس و دڵەڕاوکێ دروست نەکات بۆتان.

بۆچی بە ئەلیکترۆنیکردن؟

با بەسادەیی وەڵامی ئەم پرسیارە بدەینەوە. هەڵبەت وەڵامەکە دەکرێت زۆر ئاڵۆز بێت، هەروەها لە دامەزراوەیەکەوە بۆ دامەزراوەیەکی تر جیاواز بێت. بەڵام ئێمە وەڵامەکە ئاڵۆز ناکەین، هەروەها باسی ئەو خاڵانە دەکەین کە هاوبەشە بۆ هەموو دامەزراوەکان. لەبەر ئەم هۆکارانە ئێمە دەمانەوێت دامەزراوەکەمان بکەین بە ئەلیکترۆنی. یەکەم، دەمانەوێت کارامەیی و بەرهەمداریی زیاد بکەین، چیتر خەرجی و کات بەفیڕۆ نەڕوات. دووەم، دەمانەوێت شەفافییەت بهێنینە ئاراوە و بیرۆکراسیی کەمبکەینەوە. سێیەم: دەمانەوێت چیتر کاغەز بەکارنەهێنین و زیادەی ژەهراویی وەکو دووانە ئۆکسیدی کاربۆنمان نەبێت بۆ ژینگە. چوارەم، دەمانەوێت بەخێرایی و لەتەواوی جیهانەوە دەستمان بگات بە زانیارییەکانمان. پێنجەم، دەمانەوێت هەڵە کەم بکەینەوە و بەئاسانیی ڕاپۆرتمان لەسەر هەموو پرۆسەیەک دەست بکەوێت. دەتوانین دەیان خاڵی گرنگیی تر بنووسین کە هاوبەشن بۆ هەموو دامەزراوەکان. بەڵام لێرەدا دەمانەوێت بەکورتیی وەڵامی پرسیارەکە بدەینەوە.

چۆن دامەزراوەیەک دەبێت بە ئەلیکترۆنی؟

بۆ ئەوەی دامەزراوەیەک، جا کۆمپانیا یان فەرمانگەیەکی حکومەت ببێت بە ئەلیکترۆنی، دەبێت بزانین ئەمە گۆڕانکارییەکی ستراتیجییە و پێویستی بە بڕیاری دروست و شارەزایی و پلانێکی تۆکمە هەیە، ئێمە لەم بابەتە ئەوانە ڕوون دەکەینەوە. بۆچی دەڵێین پێویستمان بەو شتانە هەیە؟ چونکە ئەگەر بڕیاری هەڵە بدەیت، نەک تەواوی دامەزراوەکەت دەکەوێتە مەترسییەوە، بەڵکو دواتر چارەسەرکردنی ئەرکێکی گرانە. بۆ ئەوەی پلانێکی تۆکمە بۆ پرۆسەکە دابنێیت، پێویستە بەپێی جۆری دامەزراوەکەت بەشەکانت و پرۆسەی کارەکانت جیا بکەیتەوە، سەرەتا لە کوێوە دەست پێ دەکەیت؟ 

با هەڵە تێگەیشتنێک ڕاست بکەینەوە. هەمیشە ئەوەت لە یاد بێت، دامەزراوەیەکی ئەلیکترۆنیی واتای ئەوە نییە، هەرچییەکت هەیە لە خاڵی سەرەتا تا کۆتایی، سەرجەم بەش و پرۆسەکانت هەمووی لەسەر یەک ئەپڵیکەیشن یان وێبسایتێکە و تەنیا ئەوە دەکەیتەوە. بەڵکو دامەزراوەیەکی ئەلیکترۆنی واتای ئەوەیە، بەشەکان سەربەخۆ ئەلیکترۆنیین، پاشان تەواوی وێنە گەورەکە دامەزراوەیەکی ئەلیکترۆنیی دروست دەکات. با چەند نموونەیەک بهێنینەوە تا مەبەستەکە زیاتر ڕوون بێت. کاتێک دەڵێین دەبێت پلانەکەت بەسەر چەند هەنگاوێکدا دابەش بکەیت، دەبێت بەشەکانت جیا بکەیتەوە، پاشان بڕیار بدەیت ئەو سیستەمانە کامانەن کە هەریەک لە بەشەکان و پرۆسەکانت پێویستیان پێی هەیە. بۆ نموونە، بە ئەلیکترۆنیکردنی بەشی ژمێریاریی خۆی هەنگاوێکی گەورەیە و دەبێت بە وریاییەوە ئەنجام بدرێت. کاتێک هەنگاوەکە تەواوبوو ئەوە بەشی ژمێریاریی دەبێتە ئەلیکترۆنی. پاشان هەنگاوێکی تر دەست پێ دەکەیت و بەشی سەرچاوە مرۆییەکان دەکەیت بە ئەلیکترۆنی. پاشان دەتەوێت سەرجەم پرۆسەکانی دامەزراوەکەت بکەیت بە ئەلیکترۆنی و بەشەکانت بەیەکەوە ببەستیتەوە، ئەو کات سیستەمی ئەلیکترۆنیی بەڕێوەبردنی پرۆسەی کار (BPMS) دادەمەزرێنیت.

کاتێک سەرجەم بەشەکانت کرد بە ئەلیکترۆنی، پاشان بەشەکان و پرۆسەکانت بەیەکەوە بەستەوە و کردت بە ئەلیکترۆنی. ئەو کات دامەزراوەکە دەبێتە دامەزراوەیەکی ئەلیکترۆنی. یەکەم زانیاریی کە دەبێت لەم بەشەوە بەدەستی بهێنین ئەوەیە، هەندێک لە بەشەکان دەبێت سەربەخۆ بکرێن بە ئەلیکترۆنی و نابێت تێکەڵی بەشی تر ببن. بۆ نموونە بەشی ژمێریاری دەبێت سیستەمی ژمێریاریی بۆ دابنرێت، بەو شێوەیە دەبێت بە ئەلیکترۆنی، هەرگیز هیچ سیستەم و بەرهەمێک نەکڕیت کە دەڵێت “ئەمە سیستەمی کاشێرییە، بەڵام ژمێریارییش دەکات” یان “ئەمە سیستەمی سەرچاوە مرۆییەکانە، ژمێریارییشی لەگەڵە” ئەمە بۆ زۆرێک لە بەشەکانی تریش ڕاستە، بۆ نموونە سەرچاوە مرۆییەکان دەبێت سیستەمی بەڕێوەبردنی سەرچاوە مرۆییەکانی هەبێت. ناکرێت ئەو سیستەمە شتێکی تریش بکات. تەنیا لەیەک حاڵەتدا دەکرێت هەموو ئەمانە کۆببنەوە، بۆ ئەوەی ئەم حاڵەتە تووشی هەڵە تێگەیشتنت نەکات. دەکرێت ناوی شتێکت بیستبێت، ئەویش (ERP) واتە (Enterprise Resource Planning). ئەمە واتە بەشەکانت ئەگەرچی جیاوازبن هەموویان لە یەک شوێنەوە بەڕێوەببرێن، بۆ نموونە بەشی ژمێریاری و سەرچاوە مرۆییەکان هەردووکیان یەک سەکۆ (Platform) دەکەنەوە، بەڵام هەر کارمەندە و بەشەکەی خۆی دەبینێت. دەکرێت سوود لە (ERP) وەربگریت، بەڵام دەبێت دڵنیابیتەوە کە (ERP)یە، نەک سیستەمی ژمێریاریی کارێکی تر بکات و سیستەمی سەرچاوە مرۆیییەکانیش کارێکی تر.

بەدوای چیدا بگەڕێم و پرسیاری چی بکەم؟

ئێستا بە ڕوونی بکەینەوە، دەبێت چ پرسیارێک لەو کۆمپانیایە بکەیت کە گۆڕانکارییەکەت بۆ ئەنجام دەدات و، دامەزراوەکەت بۆ دەکات بە ئەلیکترۆنی. هەر کاتێک بڕیارت دا دامەزراوەکەت یان بەشێکی دامەزراوەکەت بکەیت بە ئەلیکترۆنی، ئەم پرسیارانە بکە، لەگەڵ پرسیارەکانیشدا وەڵامەکان دەنووسین.

پرسیارەکانی پاراستن و سەلامەتی

هەموو سیستەمێکی ئەلیکترۆنی، دەبێت لە کۆمەڵێک دیوەوە پارێزراو بێت.

پارێزراویی زانیارییەکان

پرسیاربکە چۆن زانیارییەکانت پارێزراوە. وەڵامی ئەم پرسیارە بریتییە لە نهێنیکردن (Encryption). دەبێت ئەو سیستەمەی بەکاری دەهێنیت جۆر و بنەڕەتێکی نهێنیکردن پەیڕەو بکات. نهێنیکردن واتە هیچ زانیارییەک وەکو خۆی لەناو بنکەدراوە (Database)دا هەڵناگیرێت. نەک تەنانەت کارمەندان و بەڕێوەبەری ئایتی و لایەنی دەرەکی ناتوانن هیچ شتێک بخوێننەوە. بەڵکو ئەگەر هێرشی ئەلیکترۆنییش ڕوویدا، هێرشکەران ناتوانن هیچ زانیارییەک ببینن و بیخوێننەوە.

پارێزراویی سیستەمەکە

پرسیاربکە چی کراوە بۆ پاراستنی سیستەمەکە. سیستەمی توند و پارێزراو دەبێت بەجوانی کۆد کرابێت. بنەڕەتەکانی پاراستن بەکارهێنرابێت. سیستەمەکە پشتگیریی (2FA) بکات. بڕوانامەی (SSL) وەربگیرێت و (HTTPS) بەکاربهێنرێت. بە هیچ شێوەیەک نابێت دەرگای پشتەوە (Backdoor) بوونی هەبێت. ڕەنگە بڵێیت من چۆن هەموو شتانە بزانم یان دڵنیایی لێ بکەمەوە. باشترین ڕێگە بۆ ئەوەی لە هەموو ئەو خاڵانە و دەیان خاڵی تری پاراستن دڵنیابیتەوە، ئەوەیە کە سیستەمێک بەکاربهێنیت کە بنەڕەت (Standard)ێکی باوەڕپێکراو بەکاردەهێنێت. بۆ نموونە، ئێمە یەکێک لە بەرهەمەکانمان لە کۆمپانیای پاتریس سیستەمی (BPMS)ی کارامەیە، کە بە بنەڕەتەکانی (ISO 15408) دروستمان کردووە. کاتێک ئاماژە بەوەدرا کە سیستەمێکی ئەلیکترۆنی ئەو بنەڕەتە بەکاردەهێنێت. ئیتر پێویست ناکات خەمی هیچ کام لە خاڵەکانی سەرەوەت هەبێت.

ڕووبەڕووبوونەوەی کارەساتی سروشتی و مرۆیی

پێشتر باسمان کرد دوای بە ئەلیکترۆنیکردنی دامەزراوەکەت، چیتر کاغەز بەکارناهێنیت. بەڵام ئەگەر کۆمپانیای خاوەن بەرهەمە ئەلیکترۆنییەکە ڕێوشوێنی پاراستن و سەلامەتیی بەرانبەر کارەساتی سروشتی و مرۆیی نەگرتبێتەبەر، ئەوە لەڕاستیدا جیهانی بێ کاغەز مەترسیدارە. کارەساتی سروشتی و مرۆیی زۆرن، بۆ نموونە، ئاگرکەوتنەوە، لافاو، هەڵە و شۆرتی کارەبا، دزی و چەندین ڕووداوی تر. دەبێت بزانیت سەرجەم زانیاری و پەڕگە (File)ەکانت لە کوێ هەڵدەگیرێن. لەناو کۆمپیوتەرێکە لە ژوورێکی دامەزراوەکەت؟ ئەی چی ئەگەر ئەو ڕووداوانەی باسمان کرد ڕوویاندا؟ وەڵامی ئەم پرسیارە بەم شێوەیەیە، ئەگەر سیستەمەکە لەسەر کۆمپیوتەرێک دادەنرێت لە ژوورێکی دامەزراوەکەت، دەبێت کۆمپیوتەرێکی پاڵپشتییش هەبێت، کە بەردەوام زانیارییەکانی کۆمپیوتەری سەرەکیی ڕوونووس بکات، باشترە ئەو دووانە لەیەک ژووردا نەبن. بەڵام دەبێت دامەزراوەکەت ڕاژەکار (Server)ێکی گریمانەییشی لە یەکێک لە کۆمپانیاکانی دابینکردنی ڕاژە هەبێت وەکو (ئەمەزۆن، گووگڵ کڵاود، دیجیتاڵ ئۆوشن، ئاکامای، مایکرۆسۆفت ئاژوور و هەر کۆمپانیایەکی تر.) یان هەر ئامێرێکی پاڵپشتیی (Backup)ی دەرەکیی لە دەرەوەی دامەزراوەکەی خۆتان، واتە لە شوێنێکی تر.

ڕەنگە کۆمپانیای خاوەن سیستەمی ئەلیکترۆنی، پێشنیارت بۆ بکات بەتەواویی پشت بە هەور (Cloud) ببەستن، واتە هیچ کۆمپیوتەرێک لە دامەزراوەکەت نەبێت. ئەمە ئاساییە و هیچ کێشەیەکی تێدا نییە. بەڵام دەبێت ڕاژەکار (Server)ی پاڵپشتیی لە کۆمپانیایەکی تر هەبێت بۆ ئەوەی بەردەوام ڕوونووسی سیستەمەکەی بۆ بنێریت. بۆ نموونە ئەگەر سیستەمەکەت لەسەر ڕاژەکار (Server)ێکە لە گووگڵ کڵاود پلاتفۆڕم، ئەوە دەبێت ڕاژەکارێکی تریشت هەبێت، بۆ نموونە ئەمەیان لە دیجیتاڵ ئۆوشن. ڕەنگە کۆمپانیای خاوەن سیستەم پێت بڵێت ئەوە خەرجی زیادەیە و پێویست ناکات، یان پێت بڵێن ئەوان سیستەمەکە ڕوونووس دەکەن بۆ ڕاژەکاری پاڵپشتیی لای هەمان کۆمپانیا. دیسانەوە ئەمە سەلامەتیی تەواو نییە. چونکە پێشتر ڕوویداوە کە کۆمپانیای گەورەی کڵاود کۆمپیوتینگ تووشی ئاگر کەوتنەوە بووە و زانیاریی زۆری لەدەست داوە. هەروەها ڕوویداوە کۆمپانیاکان تووشی هێرشی ئەلیکترۆنیی بوون، یان خۆیان تووشی هەڵەی تەکنیکیی بوون و زانیارییان لەدەست داوە.

پرسیارەکانی پاڵپشتیی

گرنگترین شت لە ئەلیکترۆنیکردنی دامەزراوەکەت، بریتییە لە پاڵپشتیی. ئەگەر مەزنترین سیستەمی ئەلیکترۆنیت بۆ دابمەزرێنن، کارمەندان و تیمەکەت نەزانن بەکاری بهێنن ئەوا وەکو نەبوو وایە. یان ئەگەر تووشی کێشەی تەکنیکیی بوویت و کەس نەبوو هاوکارییت بکات ئەوە لە کێشەی گەورەدایت. پرسیار بکە کۆمپانیای خاوەن سیستەم تا چەند سەرکەوتنی پرۆسەکەی بەلاوە گرنگە. تا چەند دەیەوێت تۆ دڵخۆش بییت بە ئەنجامی کارەکان. بۆ نموونە، ئێمە لە کۆمپانیای پاتریس هەر کامێک لە سیستەمەکانمان دابمەزرێنین، 6 مانگ پاڵپشتیی تەکنیکی بێبەرانبەر پێشکەشی کڕیارەکەمان دەکەین، جگە لەوە ڕاهێنانی چڕ و پڕ بە کارمەندانی دامەزراوەکە دەکەین، تا دڵنیا نەبین هەموو شتێک ڕوونە و کەس پرسیاری نییە،  هەنگاوێکی تر جێبەجێ ناکەین. بەردەوام چاودێریی سیستەمەکە دەکەین و دڵنیایی دەکەینەوە لە سەرکەوتنی پرۆسەکە. جگە لەوەش، تا 3 مانگ دڵنیایی گەڕاندنەوەی تەواوی تێچووەکان دەدەین بە کڕیارەکەمان ئەگەر سیستەمەکەی بەدڵ نەبوو.

پرسیارەکانی چۆنێتیی دروستکردن و کارکردنی سیستەم

سەرکەوتووترین سیستەم بۆ دامەزراوەکەت، ئەوەیە لەسەر بنەماکانی وڵات و کلتوور و شێوازی خۆتەوە دروست کرابێت. مەبەستمان لەوە نییە سیستەمێکی بەناوبانگ لە جیهاندا سەرکەوتوو نییە. بەڵام سیستەمێکی (BPMS) یان سەرچاوە مرۆییەکان، کە کۆمپانیایەکی ئەمریکایی بۆ ئەمریکای دروستی کردووە، هەرگیز وەکو سیستەمێکی (BPMS) یان سەرچاوە مرۆییەکان گونجاو نییە بۆ دامەزراوەکەت، کە کۆمپانیایەکی وڵاتەکەی خۆت دروستی کردووە. جگە لەوەی 100% پشتگیریی زمانی خۆت دەکات. لەگەڵ ئەوەشدا لە پێناو تۆدا دروست کراوە، کێشە و ئاڵنگارییەکانی وڵاتەکەی خۆت لەبەرچاو گیراوە، لەگەڵ شێوازی کارکردن و ژینگەی کارکردنی تۆدا دەگونجێت.

پرسیارەکانی کراوەیی و گۆڕانکاریی

کۆتا شت کە پرسیاری لەبارەوە بکەیت، کراوەیی و توانای گۆڕانکاریی سیستەمەکەیە. ئایا ئەم سیستەمە تا چەند کراوەیە بۆ هەر داواکارییەک کە هەتە؟ هەر شتێکت ویست ئەنجام دەدرێت؟ ئەگەر سیستەمەکە هیچ زیادکردنێکی بۆ ناکرێت و کراوە نییە، یان تۆ دەسەڵاتیی هیچت نییە، دەبێت بۆ هەموو داواکارییەک بگەڕێیتەوە بۆ کۆمپانیای خاوەن سیستەم. ئەوە سیستەمەکە سەرکەوتوو نییە. تۆ ڕەنگە بەردەوام گۆڕانکاریی لە کارەکەتدا بکەیت، شێوازی ئەنجامدانی ئەرکەکان بگۆڕیت، ناکرێت ئەو دەسەڵاتەت نەبێت یان هەر سیستەمەکە ڕێگەت پێ نەدات ئەنجامی بدەیت.

کۆتایی

هیوادارین ئەم بابەتە سوودی هەبێت بۆتان. هەڵبەتە ئەو پرسیارانەی دەبێت بکرێن، هەروەها ئەو خاڵانەی دەبێت لەبەرچاو بگیرێن زۆرن، بەڵام هەوڵماندا گرنگترینەکان باس بکەین. هەر پرسیارێکی ترتان هەیە تکایە لە خوارەوە سەرنجێک بنووسە و زۆر خۆشحاڵین بە وەڵامدانەوەی پرسیارەکانتان. هەروەها دەبێت ئەوەش باس بکەین، هەر کاتێک بڕیاریی بە ئەلیکترۆنیکردنی دامەزراوەکەت دا، ڕاوێژکارەکانمان زۆر بەخۆشحاڵییەوە و بێبەرانبەر ئامادەن بۆ هاوکاریکردنتان. تەنیا پەیوەندیمان پێوە بکە یان کرتە لە داواکردنی دێمۆ بکە.